ANRI: Perlu Revisi Aturan Dokumen Perusahaan

NERACA

Jakarta - Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) menyatakan memasuki era digital seperti saat ini, perlu ada revisi Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1997 Tentang Dokumen Perusahaan, guna meningkatkan efisiensi keuangan negara.

"Undang-undang itu seharusnya segera direvisi, karena itu rezimnya kertas, sementara sekarang sudah digital. Karena itu akan memakan waktu dan biaya," kata Deputi Bidang Pembinaan Kearsipan ANRI Andi Kasman dalam Workshop Managemen Arsip Era Revolusi Industri 4.0, di Jakarta, Selasa (7/8).

Dia mengatakan ada dua catatan mendasar yang perlu menjadi perhatian khusus dalam revisi Undang-Undang Nomo 8 Tahun 1997 tersebut. Catatan ANRI tersebut adalah, terkait dengan jangka waktu penyimpanan dokumen perusahaan. Saat ini, jangka waktu 10 tahun dinilai terlalu lama, karena dalam kurun waktu tersebut, dokumen-dokumen itu harus secara fisik disimpan dan membutuhkan biaya, serta tempat penyimpanan yang baik.

"Dahulu dari 30 tahun menjadi 10 tahun. Sekarang kalau bisa dikaji, dan diturunkan menjadi lima tahun," kata Kasman.

Kedua, terkait dengan proses penciptaan arsip itu sendiri. Tidak perlu diharuskan untuk direkam pada kertas, sebelum dialihmediakan, namun, dokumen tersebut bisa dicetak pada kertas atau langsung berupa dokumen digital yang terjamin keasliannya.

Dalam UU tersebut, dokumen perusahaan adalah data, catatan, dan atau keterangan yang dibuat, dan atau diterima oleh perusahaan dalam rangka pelaksanaan kegiatannya, baik tertulis di kertas atau sarana lain meupun terekam dalam bentuk corak apapun yang dapat dilihat, dibaca,atau didengar."Jangan diharuskan untuk direkam pada kertas, bisa kertas, atau langsung digital, tergantung dari kepentingannya. Karena, saat ini arsip elektronik sudah bisa dijadikan alat bukti, dengan catatan, harus terjamin keasliannya, legal, utuh, dan lengkap," ujar Kasman.

Dengan adanya pengurangan jangka waktu penyimpanan dokumen perusahaan dari 10 tahun menjadi lima tahun tersebut, ANRI menilai akan ada efisiensi keuangan negara dan perusahaan. Namun, untuk dokumen-dokumen vital, akan masuk dalam data statis yang tidak akan dihancurkan atau dimusnahkan.

Kemudian ANRI berupaya segera merampungkan digitalisasi arsip negara, di mana hingga 2019, lembaga tersebut ditargetkan mendigitalisasi 50 persen arsip dari kementerian, lembaga dan pemerintah daerah. Kasman mengatakan bahwa digitalisasi arsip tersebut merupakan upaya pemerintah untuk mempercepat pelayanan publik. Target hingga 2019, setengah dari 1.722 instansi yang ada di Indonesia sudah terdigitalisasi.

"Ada 1.722 instansi, dan harus selesai 50 persen pada 2019. Dari 50 persen target yang ditetapkan tersebut, sudah mencapai 75 persen yang rampung," kata Kasman.

Dalam digitalisasi kearsipan tersebut, ada dua sistem yang diterapkan, yakni Sistem Informasi Kearsipan Dinamis (SIKD) dan Sistem Informasi Kearsipan Statis (SIKS). Namun, dalam penyelesaian digitalisasi arsip tersebut masih terkendala terbatasnya anggaran untuk kearsipan.

Kasman mengatakan, pihaknya saat ini tengah mendorong penyelesaian digitalisasi arsip dari pemerintah daerah. Beberapa waktu lalu, sebanyak 122 instansi sudah menyerahkan dan diselesaikan kearsipan digitalnya, dan dalam waktu dekat akan memanggil 184 instansi daerah yang lain.

ANRI telah melestarikan berbagai arsip, mulai zaman kerajaan-kerajaan, arsip Vereenigde Oostindische Compagnie (VOC), arsip Pemerintahan Hindia Belanda, termasuk arsip sejarah Republik Indonesia. Arsip yang tercatat paling tua berasal dari tahun 1602. Ant