NERACA

Padang - Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI)  menekankan pentingnya instansi atau lembaga, termasuk perguruan tinggi, di Tanah Air dalam memastikan perlindungan dan tata kelola arsip sebagai aset penting yang memiliki kekuatan hukum.

"Setiap hari kita memproduksi arsip dalam berbagai bentuk baik itu gambar, suara, video, maupun dokumen tertulis. Namun, kesadaran akan pentingnya tertib arsip masih perlu ditingkatkan," kata Direktur Informasi Kearsipan ANRI Rudi Anton di Padang, Sumatera Barat, Rabu (12/2).

Hal tersebut disampaikannya saat menyosialisasikan pengelolaan arsip sebagai bagian dari upaya memperkuat tata kelola kearsipan di lingkungan kampus, sekaligus peresmian empat Unit Kearsipan II baru di lingkungan Universitas Andalas (Unand).

Keempat Unit Kearsipan II yang diresmikan tersebut adalah Unit Kearsipan II Rektorat, Unit Kearsipan II Fakultas Kesehatan Masyarakat, Unit Kearsipan II Fakultas Peternakan, dan Unit Kearsipan II Fakultas Teknologi Pertanian.

Dalam arahannya, Rudi menegaskan tata kelola kearsipan sangat penting karena berkaitan langsung dengan aspek atau kekuatan hukum. Oleh karena itu ke depannya tidak boleh lagi tata kelola kearsipan disepelekan.

Pada kesempatan itu ia juga membahas mengenai pemusnahan arsip yang harus dilakukan secara berkala sesuai dengan aturan yang berlaku. Pemusnahan arsip yang sudah tidak lagi memiliki nilai guna, sangat penting untuk menghindari penumpukan yang berlebihan.

"Penumpukan arsip ini dapat menyebabkan keterbatasan ruang serta arsip yang tidak tertata dengan rapi. Oleh karena itu yang sudah tidak bernilai dapat dimusnahkan," ucapnya.

Sementara itu Sekretaris Unand Aidinil Zetra mengatakan pengelolaan arsip bukan sekadar menyimpan berkas. Namun, lebih dari itu menjadi aspek penting dalam menjaga dokumentasi perjalanan perguruan tinggi tertua di luar Jawa tersebut.

"Arsip yang tertata dengan baik bukan hanya menjadi bukti autentik sejarah institusi, tetapi juga akan berdampak pada peningkatan kualitas layanan akademik dan administrasi," ujarnya.

Senada dengan itu Rektor Unand Efa Yonnedi menekankan pengelolaan arsip harus dilakukan secara sistematis dan terintegrasi agar dokumen yang disimpan lebih mudah diakses atau dimanfaatkan. Selain itu penting juga penerapan digitalisasi dalam pengelolaan arsip.

"Pemanfaatan alat kirim digital resmi, seperti email, harus dioptimalkan untuk memastikan pengelolaan arsip yang lebih efektif dan efisien," katanya. Ant