We Can't Manage What We Can't Measured

Oleh: Dr H Sugeng Listiyo Prabowo, M. Pd, Wakil Rektor II UIN Malang

Selasa, 09/12/2014

Secara kegunaan, manajemen merupakan ilmu yang digunakan untuk menyelesaikan berbagai kerumitan dalam kehidupan manusia. Baik itu dalam kaitan hubungan manusia dengan manusia lain, maupun hubungan manusia dengan faktor non manusia. Kerumitan tersebut merupakan dampak dari upaya manusia untuk mencapai tujuan hidupnya. Dalam upaya pencapaian tersebut itulah kemudian seseorang memerlukan orang lain untuk membantunya, dan juga sumber daya lainnya.

Atas bantuan orang lain tersebut kemudian adakalanya bantuan yang diperlukan terdiri dari puluhan sampai dengan puluhan ribu orang yang mungkin saja tersebar pada tempat yang berjauhan. Untuk mengelola pekerjaan sejumlah orang tersebut agar mengarah kepada tujuan yang dikehendaki tentu bukanlah pekerjaan yang mudah, apalagi manusia merupakan orang-orang yang memiliki kebutuhan dan harapan terhadap apa yang dilakukannya. Untuk mengatasi kerumitan itulah kemudian diperlukan upaya untuk mengelola puluhan sampai dengan puluh ribu orang tersebut agar bergerak menuju satu arah yang sama. Puluhan sampai dengan puluhan ribu orang yang dikelola untuk menuju satu tujuan tersebut kemudian disebut dengan organisasi, dan proses pengelolaannya kemudian dipelajari sebagai manajemen.

Selain manusia, kerumitan juga dimungkinkan terjadi dalam pengelolaan sumber daya yang lain. Anggaran, bahan, alat, dan juga lingkungan yang diperlukan dalam jumlah besar akan terjadi kerumitan dalam pengelolaannya sehingga benar-benar harus mampu dipastikan bahwa keseluruhan sumber daya tersebut mengarah kepada tujuan yang diinginkan. Kerumitan-kerumitan tersebut itulah yang kemudian harus diselesaikan dengan manajemen.

Seringkali orang beranggapan bahwa manajemen hanya diterapkan dalam organisasi, namun sejatinya, manajemen dapat diimplementasikan dalam kehidupan sehari-hari seseorang dalam menjalani kehidupannya. Seseorang dalam kehidupan kesehariannya juga memiliki tujuan yang beragam, mulai dari yang hanya memiliki tujuan hidup yang sangat sederhana dan pendek, sampai dengan yang memiliki tujuan hidup yang sangat tinggi, kompleks, dan memerlukan waktu yang lama dalam pencapaiannya. Untuk mencapai hal tersebut, maka seseorang akan menghadapi berbagai kompleksitas, itulah sebabnya kemudian dalam menjalani kehidupan tersebut seseorang memerlukan manajemen diri. Perilaku yang direncanakan untuk dapat mencapai suatu tujuan.

Itulah sebabnya, manajemen merupakan perilaku yang disengaja dilakukan oleh seseorang dengan sadar, sehingga kemudian jalan hidup seseorang atau organisasi sebagaimana yang diharapkan. Oleh karena manajemen tersebut merupakan suatu upaya yang disengaja atau direkayasa, maka tentu hal pertama yang akan dipikirkan oleh seseorang yang akan merekayasa adalah hasil/ dampak yang ingin dicapainya. Itulah sebabnya dalam manajemen tahap pertama adalah tahap menentukan hasil yang diinginkan tersebut. Hasil yang diinginkan tersebut kemudian disebut dengan visi/ tujuan/ sasaran yang ingin dicapai. Visi/ tujuan/ sasaran merupakan kondisi atau situasi yang akan terjadi pada masa yang akan datang yang diinginkan oleh seseorang atau organisasi. Umumnya visi digunakan untuk apa yang diinginkan untuk dicapai dalam jangka panjang, tujuan untuk jangka menengah, dan sasaran untuk jangka pendek. Penentuan visi/ tujuan/ sasaran tersebut dilakukan pada awal kegiatan manajemen yang tahapan ini biasa disebut dengan tahap perencanaan.

Oleh karena yang ditentukan adalah situasi atau kondisi yang akan datang yang diinginkan oleh organisasi maka situasi dan kondisi tersebut harus dapat dipahami oleh semua orang yang ada dalam organisasi, untuk mudah dipahami dan mempersempit adanya multi tafsir maka visi/ tujuan/ sasaran dibuat operasional. Salah satu ciri dari sesuatu yang operasional adalah dapat diterapkan dan dapat diukur tingkat keberhasilannya. Semakin tidak operasional visi/ tujuan/ sasaran organisasi, maka akan semakin sulit untuk diukur tingkat keberhasilannya, akan semakin sulit untuk dapat dilaksanakan dalam program kerja-program kerja yang realistik dan logis, juga akan semakin banyak orang yang akan merasa kebingungan di organisasi, dan akan semakin banyak perdebatan yang harus dilakukan, karena masing-masing orang memiliki interpretasi yang berbeda-beda antara satu dengan lainnya.

Pada akhirnya organisasi akan berjalan tidak efektif, bahkan organisasi akan berputar-putar terus menerus pada titik yang sama sampai kehabisan sumber daya. Celakanya lagi, organisasi yang berputar-putar tersebut tidak disadari oleh seluruh komponen organisasi, utamanya para pimpinan. Kondisi ini mirip dengan perahu yang didayung oleh puluhan orang yang melakukan pendayungan tanpa ada yang mengkoordinir. Masing-masing pendayung, mendayung sesuka hatinya maka perahu tersebut akan berputar-putar bahkan bisa jadi perahu tersebut akan terbalik, dan kemudian menenggelamkan orang-orang dan apapun yang ada di atas perahu, termasuk perahu itu sendiri.

Jadi dengah visi/ tujuan/ sasaran yang operasional, maka kesamaan pendang, kejelasan program kerja, kepastian tindakan, dan berkurangnya keragu-raguan akan menjadi kuat, kondisi ini akan memudahkan berbagai pekerjaan orang-orang yang ada dalam organisasi. Visi/ tujuan/ sasaran yang operasional adalah visi/ tujuan/ sasaran yang dapat di ukur ketercapaiannya. Oleh karena dapat diukur maka dapat diperkirakan tingkat ketercapaiannya. Selain itu, karena dapat diukur, maka akan dapat diketahui, apakah visi/ tujuan/ sasaran sudah tercapai atau belum. Dan semua orang akan dapat mengetahui tingkat keberhasilan suatu pekerjaan.

Pemahaman seorang pemimpin tentang operasionalisasi visi organisasi atau visi hidupnya dalam dirinya akan sangat menentukan tingkat dan keefektifan upaya yang akan dilakukannya sepanjang pemimpin tersebut melaksanakan tugas kepemimpinannya. Upaya yang dilakukan pemimpin setelah memiliki visi, maka sepanjang kepemimpinan tersebut adalah berkaitan dengan pertanyaan tentang bagaimana mencapai visi tersebut? Dari sisi manajemen jawaban ini adalah berkaitan dengan pengorganisasian, penataan staf, penggerakkan, pengendalian, dan pengembangan.

Apabila pemimpin telah memiliki kejelasan atau mampu mengoperasionalkan visinya, maka pemimpin akan mampu menentukan pekerjaan-pekerjaan yang harus dilakukannya, yang selanjutya tentu akan mampu menentukan organisasi yang diperlukan utuk dapat menangani pekerjaan tersebut dengan baik, kemudian menentukan wewenang dan tanggung jawab masing-masing orang yang ada dalam organisasi tersebut, dan yang lebih penting adalah menentukan orang yang tepat sesuai dengan kompetensi dan komitmen untuk dapat menyelesaikan pekerjaan-pekerjaan tersebut. Keseluruhan kondisi tersebut akan dilakukan oleh pemimpin dalam kaitan dengan pengorganisasian, penataan staf, dan penggerakkan.

Seringkali dalam organisasi yang memiliki pemimpin yang tidak memahami visi organisasinya (tidak memahami disini artinya tidak mampu mengoperasionalkan) maka tidak mampu pula melakukan proses pengendalian. Sebagaimana diketahui, pada proses pengendalian ini, inti pekerjaannya adalah melakukan proses penilaian dan pengukuran. Penilaian dan pengukuran hanya akan dapat dilakukan jika terdapat patokan yang dapat dinilai atau diukur. Proses penilaian dan pengukuran dalam organisasi tidak akan dapat dicapai jika visi tidak operasional (measurable). Dampak yang kemudian seringkali tidak disadari adalah organisasi tidak dapat diketahui apakah “sudah berjalan di arah yang benar atau salah”. Dampak yang kemudian lebih mengerikan adalah pemimpin akan mengklaim bahwa organisasinya sudah berjalan dan berhasil dengan baik, dipihak lain akan mengklaim bahwa organisasi salah arah dan mengalami penyimpangan bahkan kegagagalan. Selanjutnya perpecahan akan terjadi, dan dampak akhirnya akan menurunkan kinerja organisasi, atau bahkan mematikan organisasi tersebut.

Ketidak mampuan organisasi untuk dilakukan penilaian dan pengukuran juga akan berdampak pada ketidak mampuan organisasi untuk mengembangkan diri. Kegagalan organisasi dalam melaksanakan penilaian akan menyebabkan organisasi tidak memiliki pengetahuan tentang apa yang telah terjadi pada dirinya. Organisasi tidak mengetahui apakah yang dilakukan selama ini sudah mengarah ke visi, bahkan juga tidak mengetahui sampai dimana titik capaiannya. Ketidak mampuan untuk mengetahui kondisi organisasi tersebut itulah yang kemudian menyebabkan pemimpin tidak mampu mengembangkan organisasi, karena pemimpin akan mengalami kesulitan menentukan dari mana organisasi dikembangkan, dibagian mana yang mengalami masalah, atau bahkan kebutuhan apa yang diperlukan untuk proses pengembangan, tidak dapat diketahui dengan jelas. Itulah sebabnya para manajer profesional selalu mengatakan “kita tidak dapat memenej sesuatu yang tidak bisa kita ukur”. (uin-malang.ac.id)