Pengelolaan Organisasi dan Peran Sistem Informasi - Oleh: Aries Musnandar, Dosen UIN Malang

Ada perbedaan yang hakliki antara pekerja informasi dan pekerja pengetahuan. Pekerja informasi adalah orang yang pekerjaan utamanya adalah menciptakan informasi sedangkan pekerja pengetahuan adalah orang yang pekerjaan utamanya mendesain produk/jasa untuk menciptakan pengetahuan baru yang dapat digunakan oleh orang lain. Ditilik dari aktivitasnya programmer (pembuat program perangkat lunak), data workers dan sekretaris merupakan pekerja pengetahuan dan informasi. Sedangkan pekerja yang berbasis data seperti orang-orang yang bekerja dibagian penjualan, pengacara, akuntan (disamping berbasis data juga berbasis pengetahuan) serta ahli farmasi.

Seiring dengan perkembangan teknologi informasi maka produktivitas pekerja informasi juga mengalami peningkatan yang signifikan. Keberhasilan atau kegagalan SI seperti yang telah diungkapkan diatas terletak juga pada para pekerja informasi ini. SI rentan terhadap resiko kegagalan diantaranya apabila akses terhadap informasi diperoleh orang-orang yang tidak kapabel dalam mengelola SI. Oleh karena itu, pekerja yang berbasis informasi dan pengetahuan sangat diperlukan khususnya dalam mengelola kegiatan kantor di perusahaan. Tugas atau peran kantor dalam organisasi seperti mengkaitkan pekerjaan agar bisa dilaksanakan pada semua level dan fungsi di dalam organisasi. Menggandeng atau mengkaitkan kepentingan organisasi dengan pihak eksternal.

Sistem kerja berbasis pengetahuan sangat dibutukan oleh para praktisi di perusahaan-perusahaan. Pada umumnya praktisi dibekali pengetahuan. Sedangkan pengetahuan itu sendiri terdiri dari sejumlah informasi yang dikelola menjadi suatu pengetahuan. Sementara informasi berasal dari kumpulan data yang telah dihaluskan atau di proses menjadi sebuah informasi yang bermanfaat. Pengetahuan dapat diterima secara luas, ia diajarkan di sekolah dan universitas yang menjadikan seseorang kapabel. Organisasi profesi mengatur standar pengetahuan tertentu.

DSS dan ESS

Manajer atas (Top Manager) dalam melaksanakan tugas biasanya memiliki pandangan yang jauh kedepan serta dituntut untuk mengambil keputusan. Demikian pula organisasi dalam memperluas atau mengembangkan usahanya diperlukan pengambilan keputusan. Proses hingga terjadinya pengambilan keputusan bukanlah hal yang mudah dan sederhana, ia memerlukan berbagai masukan yang dapat mendukung pengambilan keputusan. Teknologi informasi yang memungkinkan perubahan dimensi perilaku organisasi seperti terjadinya desentralisasi, pemberdayaan, mengatur diri sendiri (self-organization) dan membagi bersama tanggung jawab.

DSS atau Decision Support System merupakan sistem komputer yang dapat bekerja mengkombinasikan data, model: analitik dan software (perangkat lunak) yang akrab dengan pengguna (user friendly) untuk mendukung pengambilan keputusan terstruktur dan semi terstruktur. Beberapa keunggulan yang dapat diperoleh dari DSS dalam bidang operasi misalnya untuk merencanakan profit investor atau membantu dalam melakukan kalkulasi untung ruginya. Selain itu DSS juga membantu pelaksanaan kegiatan akademis di perguruan tinggi, presensi di perusahaan yang merupakan transaction file, kemampuan DSS ini disebut sebagai memory aids.

Sistem komnputer interaktif yang lebih canggih dari DSS adalah GDSS (Group Decision Support System) yang dapat memecahkan problem yang tidak terstruktur oleh sekelompok pengambil keputusan yang bekerja bersama dalam kelompok. Sistem ini dapat meliputi lintas fungsional seperti area pemasaran, HR, keuangan, manufaktur, R & D dan lain-lain yang dapat terintegrasi dalam satu sistem GDSS. Keunggulan GDSS diantaranya meningkatkan pra (awal) perencanaan agar pertemuan dapat lebih efektif serta dapat meningkatkan partisipasi peserta.

Electronic Support System atau ESS berupa sistem informasi yang mengandalkan jaringan elektronik. Di perusahaan ESS dipasang secara online yang lintas fungsional dan dapat diakses oleh pengambil keputusan atau pihak-pihak tertentu sesuai dengan kepentingannya.

ESS dapat digunakan tidak hanya melalui teknologi komputer tetapi dapat juga secara kombinasi dengan jaringan eletornik lainnya. Mengawinkan teknologi komputer atau TI dan telekomunikasi memang membuat berbagai kemudahan. Diantaranya adalah penggunaan electronic mail yang kemudian dimanfaatkan di dunia usaha dalam bentuk electronic commerce dan electronic business. Bila ingin tukar menukar informasi antara dua organisasi seperti info tentang pesanan pembelian, invoice dan lainnya, maka digunakan suatu alat yang disebut EDI (Electronic Data Interchange).

Jaringan internet digunakan dalam dunia bisnis melalui e-commerce atau e-business. Juga dapat dibuat electronic mail atau surat secara electronik dengan bantuan jaringan internet serta kita juga dapat menemukan ribuan bahkan ratusan ribu informasi yang lengkap, rinci dan komprehensif. Berbagai ragam kebutuhan data dan informasi tersedia di jaringan internet tersebut dan siap untuk digunakan oleh si pemakainya.

Database management system (DBMS) dapat menelusuri informasi dimana saja sehingga pemakai tidak perlu harus terlibat secara fisik. Terdapat tiga prinsip logik model database yakni hirarki, jaringan dan relasi. Sistem hirarki mendukung satu dan banyak hubungan relasi (one-to-many relationships) namun bersifat rendah dalam fleksibilitas tetapi tinggi dalam kecepatan proses dan efisiensi. Sedangkan sistem jaringan mendukung banyak ke banyak relasi (many-to- many relationships). Sementara sistem relasi secara relatif lambat tapi sangat fleksibel dalam mendukung permintaan khusus untuk informasi dan mengkombinasikan informasi dari sumber-sumber yang berbeda. (uin-malang.ac.id)

Related posts